23 giugno 2017

L'ufficio virtuale? Chiariamo cos'è

Quando criticare può aiutare

Abbiamo scritto questo articolo qualche giorno fa e lo abbiamo pubblicato nel blog di ufficiotemporaneo.it dandogli visibilità nei social network.
Cosa è accaduto dopo la pubblicazione?
E' accaduto che il Direttore di una delle due testate online di cui parliamo nell'articolo senza citarle, mi ha contattato personalmente e di questo lo ringrazio molto.
Si è reso disponibile ad approfondire l'argomento con le dovute precisazioni che noi di Ufficiarredati.it riteniamo opportune. Per la verità l'articolo che potete leggere era critico verso due testate che hanno parlato del servizio di ufficio virtuale in modo secondo noi non puntuale e quella più criticata non era la testata che ha deciso di predere contatto con noi.

Ancora grazie quindi a David di Castro, Direttore di Uomo & Manager, da parte nostra prendiamo invece l'impegno per una prossima occasione a sollecitare una rettifica o un chiarimento in privato prima di parlarne nei social network.

Questo quindi l'epilogo, ripercorriamo ora cosa è accaduto.

Ufficio virtuale se ne parla correttamente?

Nelle ultime settimane abbiamo letto molti articoli online con focus sul servizio di ufficio virtuale. Perchè si torna a parlare di ufficio virtuale? I motivi sono due:

- redazionali commissionati da società che erogano il servizio a testate online per avere visibilità e link verso il proprio sito web

- la ripresa economica e la proposizione quindi di un servizio che consente di avere una certa immagine anche alla piccola srls o al titolare di partita iva spendendo poco.

Ma se si parla di ufficio virtuale sia per promuovere un fornitore del servizio che stimolare la domanda di mercato occorre spiegare bene il servizio e non indurre in confusione il potenziale cliente. L’immagine che segue è un estratto di uno di questi articoli, abbiamo sottolineato in rosso i passaggi che per noi gestori di business center sono completamente errati.


Articolo con focus su ufficio virtuale


Ma questo articolo non è l'unico a creare confusione. Anche l'articolo che segue ha degli aspetti che posso indurre il lettore ad una definizione errata del servizio di ufficio virtuale e pure non è un servizio così complesso.


Articolo con focus su ufficio virtuale


Chi eroga il servizio

Cominciamo a identificare chi in genere eroga il servizio di ufficio virtuale:
  • generalmente i business center o centri ufficio. Per chiarire cosa è un business center riprendiamo la definizione che ci fornisce Wikipedia. In Italia ce ne sono in questo momento 240 di business center, ma non tutti erogano il servizio di ufficio virtuale in quanto occorre essere strutturati ed avere personale di centralino



  • società di servizi che forniscono il servizio con operatori in sede, home workers o delocalizzati in paesi estersi con basso costo del personale
  • professioniste, figure qualificate che per un numero ridotto di clienti e per tempi di durata variabile erogano il servizio
  • coworking anche se il servizio è erogato da pochi centri di coworking ed è residuale rispetto al concetto di condivisione di spazi e di idee.

Cosa è l'ufficio virtuale

Abbiamo letto due estratti di recenti articoli che cercano di definire nel modo non corretto cosa è un ufficio virtuale, abbiamo visto chi sono i fornitori di questo servizio in Italia è giunto il momento di dire cosa è un ufficio virtuale, ma prima diciamo cosa non è e quindi rileggendo i due articoli avremo le idee più chiare.
Cosa non è un ufficio virtuale?
  • non è una scrivania condivisa
  • non è una stanza ufficio noleggiata per poche ore o per lunghi periodi
Il cosa non è sarebbe già chiaro dall'uso della parola virtuale, ma leggendo i due articoli cosi non è.
Cosa è quindi un ufficio virtuale? Un pacchetto di servizi che si compone o si può comporre di:
  • una linea telefonica assegnata in uso esclusivo al cliente. Il cliente può pubblicizzare la sua attività comunicando questo numero di telefono e su questa numerazione può anche trasferire il suo numero di cellulare. Il personale del business center o il professionista risponde per conto del cliente svolgendo un primo filtro sulle chiamate in ingresso e raccogliendo gli estremi del chiamante. Questo servizio può essere anche fornito in lingua e può, dipende dal "provider", prevedere prenotazioni di visite e appuntamenti. Società specializzate in servizi di questo tipo mettono a disposizione dei clienti anche un app per dialogare con il personale di centralino e consultare i messaggi ricevuti. Se questo servizio venisse commercializzato senza altri prodotti assumerebbe la denominazione di segretariato telefonico, segretaria virtuale o segretaria online.
  • in passato il servizio di ufficio virtuale prevedeva anche l'assegnazione di un numero di fax, servizio ormai in disuso
  • recapito e domiciliazione. Tipicamente il servizio che si aggiungere al segretariato telefonico è l'indirizzo del business center, del coworking o la sede del professionista. In alcune sedi anche con apposizione di una targa. Presso il "provider" viene quindi spedita posta, pubblicità, ma anche notifiche ed atti giudiziari che verranno gestite secondo accordi con il cliente, custodita o reinoltrata. Alcune società mettono anche a disposizione spazi in cloud dove il business center carica la scansione dei documenti ricevuti che il cliente può scaricare e consultare. L'indirizzo civico può limitarsi ad un semplice recapito anche detto domiciliazione postale, ma può anche configurarsi come sede legale di società e domiciliazione di ditte individuali
Questo è l'ufficio virtuale, nessun legame con il concetto di smart working, di coworking e di postazioni condivise di medio e lungo termine.
Vero è che il servizio si sta evolvendo seguendo le mutate esigenze di professionisti ed imprese e questo sopratutto negli Stati Uniti. L'immagine che segue è estratta da un noto sito statunitense che nel pacchetto virtual office più complete prevede delle ore di noleggio ufficio.

Virtual office negli Stati Uniti

L'ufficio virtuale si sta quindi evolvendo e presto anche in Italia si consoliderà un servizio di ufficio virtuale con alcune ore di uso ufficio, o di scrivania condivisa, lounge o meeting room, ma certamente non si parla di ufficio virtuale quando si noleggia uno spazio lavoro per tempi medi o lunghi.

La conferma ce la fornisce anche la Regus, leader mondiale nella fornitura di spazi di lavoro flessibili che nella versione inglese del proprio sito prevede un ufficio fisico cinque giorni al mese soltanto nella versione virtual office plus.

Virtual office negli Stati Uniti





Conclusioni

L'ufficio virtuale non è più solo quello dei primi anni 2000, il numero di fax ormai non lo chiede più nessuno e quasi più nessuno lo propone.
Le ore di riposta telefonica giornaliere sono cresciute, il personale è sempre più spesso multilingue, gli utenti vorrebbero una gestione delle chiamate in ingresso con software dedicati ed App anche per dialogare in real time con il provider del servizio. 

Sempre più spesso il cliente avrà necessità di punti di appoggio volanti non solo nella sede che eroga l'ufficio virtuale, ma magari in altre città del network di cui il business center o il coworking fa parte.

Questo cosa vuol dire? Che per soddisfare i cliente e agevolare la mobilità dei clienti, sempre più smart, occorre investire in tecnologia e offirere una rete di uffici sul territorio nazionale.

19 giugno 2017

4000 euro per i coworkers

Torna il bando della Regione Toscana per i coworkers.

Dal 1 al 31 luglio può essere presentata domanda per contributi fino a 4000 euro a favore di under 40.
I voucher possono essere spesi anche nel nostro coworking Very Office LAB a Prato.
Per info e assistenza nella presentazione della domanda:
0574/613440 - coworking@veryoffice.it

15 giugno 2017

La Regus apre a Genova. Uffici arredati e tanti servizi.

La Regus continua l'espansione in Italia: inaugura Genova

Qualche settimana fa Regus ha inaugurato il primo centro Spaces a Milano, questa sera inauguerà la location di Verona e ieri sera ha inaugurato il primo centro in Liguria a Genova. 

E' evidente la crescita esplosiva di Regus in Italia e questo non può che fare bene al settore perchè dimostra che l'offerta è ancora ridotta rispetto alla reale domanda, ma evidenzia come la domanda non può che crescere, pochi ancora annoverano il noleggio di un ufficio flessibile come soluzione all'acquisto o all'affitto.

Emanuele Arpini Regional Marketing Manager di Regus ce lo aveva detto a noi di Ufficiarredati.it, apriremo in un paio di anni 50 sedi in Italia e non solo in città dove siamo già presenti (Milano, Roma) ma anche in città nuove e in effetti da questa dichiarazione Regus ha inaugurato o si appresta a farlo sedi a Padova, Napoli, Bologna, Bergamo, Brescia, Torino e ora Genova.
Regus Genova

Nel capoluogo ligure, Regus ha inaugurato una sede a Sampierdarena, presso l’edificio Torre di Francia, nel business park di San Benigno, dove dispone di 47 uffici arredati, completi di sistemi It, 131 postazioni di lavoro, scrivanie in ambienti di condivisione due meeting room e offre anche il servizio di ufficio virtuale, con segreteria e domiciliazione postale. E l’obiettivo, a breve, è di aprire un’altra sede genovese, questa nel centro della città, presso la stazione Genova Brignole.

San Benigno è uno dei centri di business della città, ma non è né il più centrale, né il più moderno. Perché questa scelta, la domanda rivolta a Mauro Mordini Country Manager di Regus Italia.
«Prima di tutto perché siamo vicini al porto. Volevamo investire nella Torre Msc, ma gli spazi sono stati interamente comprati dall’armatore, quindi il discorso si è chiuso piuttosto presto. Ma per noi era fondamentale essere in un punto che fosse ben servito, e vicino al polmone industriale della città, con cui lavorano molte società di servizi (agenzie marittime, spedizionieri ecc...) che hanno anche la necessità di essere fisicamente presenti in porto. Non escludiamo una futura apertura nella zona di Brignole, ma finora non abbiamo trovato il compromesso tra prezzo e spazi. Gli Erzelli per il momento li abbiamo scartati perché i costi sono alti e non sono ben serviti in termini di mezzi. 

Noi scegliamo sempre spazi vicini a centri nevralgici, alle stazioni ferroviarie in particolare. Ultimamente, ma non Italia, abbiamo aperto spazi anche dentro agli aeroporti». 


Sale riunioni Regus Genova


Sede aperta dal 5 di Giugno occupazione dichiarata del 20% con obiettivo del 80% entro fine anno. 
Intervista a Mauro Mordini realizzata da Tele Nord.
Un concorrente nuovo a Genova per le sedi di Ufficiarredati con cui confrontarsi, ma siamo sicuri che la città grande sia in grado di accogliere ancora ulteriore offerta di spazi lavoro.

31 maggio 2017

Uffici temporanei, sale riunioni, smart office ad Orbassano

Europalace un edificio multiservizi per le imprese

Nelle scorse settimane è cresciuta l'offerta di spazi lavoro flessibili in Ufficiarredati.it e nello specifico in Piemonte. Da anni a Torino città proponiamo soluzioni di uffici e coworking pronti all'utilizzo in centro città a Piazza Solferino, nella zona Crocetta e nel quartiere Barriera Milano.

L'offerta era già capillare con i business center di Volpiano alle porte della città e di Moncalieri, snodo autostradale strategico e città che è un naturale proseguimento di Torino. Ora nuovi spazi sono disponibili ad Orbassano proprio di fronte il centro ricerche Fiat.
Smart Office Orbassano


Europalace, questo il nome del complesso si sviluppa su quattro piani per una superficie coperta di 25.000 metri quadrati. Le grandi facciate in curtain-wall distinguono l’edificio, garantendogli grande visibilità; caratteristica di pregio per le attività commerciali e di terziario ospitate, in funzione delle quali è concepita. 

 
Uffici temporanei Orbassano Torino


Le aree esterne sono adibite a verde pubblico ed area di parcheggio a servizio del complesso, per un totale di duecento posti auto. Tre ingressi pedonali e una hall di 500 metri quadrati, conducono alle piazze interne, grande spazio caratterizzato da aree verdi e da una luminosa copertura trasparente. Oltrre i quattro piani fuori terra, l'edificio dispone di due piani interrati, ampliando la superficie disponibile a oltre 60.000 metri quadrati. I posti auto ed i box coperti sono circa cinquecento.




L'ampia dimensione delle superfici fanno di Smart Office Orbassano e di Europalace un concetto innovativo dove la flessibilità di spazi condivisi ed il business center si sposa con formule più tradizionali di affitto e vendita.
La posizione di fronte al centro ricerche Fiat ne fanno un luogo ideale per incontri di lavoro, meeting e uffici permanenti di chi opera nell'automotive.

Segue un video di Smart Office realizzato durante la partecipazione all'evento Smau. Buona visione.





26 aprile 2017

Smartworking vuol dire bar?

Lavorare in mobilità vuol dire lavorare in un bar?

Perchè questa domanda? 
Mercoledì 5 Aprile mi è caduta l'attenzione su un articolo del Quotidiano Nazionale Resto del Carlino dal titolo:
Lavorare da casa o in un bar. Così Ferrero svuota gli uffici.

Ovviamente il focus è sullo smartworking, il lavoro agile, quella modalità di lavorare che dovrebbe permettere ai lavoratori dipendenti di lavorare da casa e comunque meno in ufficio, di raggiungere occasionalmente il proprio luogo di lavoro e magari farlo in flessibilità. 

Vantaggi? 
Passare meno tempo in auto, vivere meglio la giornata lavorativa, poter dedicare più tempo alla famiglia, inquinare meno, ridurre la dimensione degli uffici aziendali. 

A conti fatti oggi solo poche grandi multinazionali hanno approcciato questa modalità. Hanno scelto di non far raggiungere l'ufficio ad un numero ridotto di dipendenti o di consentire delle giornate "libere" nell'arco del mese.
Qualcuno di più fortunato opera in telelavoro, a casa ha una scrivania, una postazione a norma, una connessione internet pagata dall'azienda.

In questi anni nelle giornate del lavoro agile, la traduzione di smart working, giornate dedicate a promuovere questo nuovo modo di lavorare, si sono lanciati anche coworking e business center come location a supporto del lavoro flessibile, forse però ancora con poco successo.

Torniamo all'articolo del Resto Del Carlino, che potete leggere sotto, quello che mi ha colpito e che mi ha portato a riflettere è l'immagine della Ferrero che ha scelto la via del lavoro agile e che dice al personale da domani puoi restare a casa, lavorare con il tuo laptop al più puoi farlo al parco o magari in un bar! 
Ma davvero parlare di lavoro agile vuole dire lavorare in un bar?
Ma la privacy? Se devo stampare un documento a chi chiedo alla cassiera? Se devo fare un call la faccio con il rumore del macinacaffè e delle tazzine?
Accade con i freelance, le famose partite iva, all'inizio era Starbucks la loro location, oggi si lavora anche al parco, in piazza magari connessi in wifi. Ma una grande multinazionale davvero associa lo smartworking al lavoro nel bar o è una forzatura della giornalista?



11 aprile 2017

Business Center aperti oltre l'orario di lavoro

Poche settimane fa vi abbiamo segnalato questo articolo dal titolo analisi del titolo Regus e aspettative future. Articolo originale in lingua inglese pubblicato sul sito Allwork.
Oggi, sempre grazie al contributo dei colleghi di Brescia di Centrufficio, pubblichiamo questo articolo, titolo originale:

Workspace After Hours, Are They Even Worth The Extra Costs?

Di cosa si parla? Della necessità per i gestori di business center di valutare l'opportunità di tenere aperto il business center che offre uffici a tempo e sale riunioni la sera e nei giorni festivi.

Negli Stati Uniti, e io aggiungerei anche in Italia, considerando le richieste che riceviamo noi di Ufficiarredati.it, cresce la domanda di spazi fuori orario "standard".
La mattina dalle ore 7 vogliono le sale i professionisti ad esempio che aderiscono a Bni per fare relazione e colazione insieme, molte aziende con sedi all'estero hanno bisogno di orari particolari condizionati dal fuso orario delle sedi centrali.

La sera e nei week end sono spesso professionisti a richiedere le sale riunioni per incontrare altri professionisti. Mi viene in mente questa location di Milano che tempo fa ho visitato con accesso H24 e che risponde perfettamente agli spunti dell'articolo.

Una società statunitense di intermediazione tra domanda ed offerta di spazi lavoro e domiciliazione a livello mondiale  ha rilevato che un numero significativo di prenotazioni di sale riunioni non si concretizza perchè i gestori degli spazi di lavoro non offrono disponibilità nel weekend o dopo l'orario di chiusura.
"Se modificassero gli orari di operatività, dello spazio ufficio e della sala riunioni, i gestori potrebbero incrementare il loro fatturato del 10%-20%" conclude il resoconto.



Tuttavia, sebbene l'estensione delle ore di operatività potrebbe portare ad un aumento del fatturato, ciò comporta anche dei costi extra. Per capire meglio se l'eventuale aggiunta di ulteriori ore nel corso della settimana e l'apertura durante i weekend possono essere una decisione commerciale intelligente, l'autore dell'articolo ne ha parlato con Martin Senn, Co-fondatore e CEO di Davinci Virtual Office Solutions, la società che ha evidenziato questo fenomeno.

"È una decisione commerciale che vale assolutamente la pena di valutare. Nella mia esperienza, la maggior parte degli operatori dei business center tradizionali sono ancora fissati in qualche modo sull'idea che il business avvenga tra le 9 e le 17. Tuttavia, il business non funziona più in questo modo."

"Per come la vedo io, il costo iniziale per adattarsi a questi requisiti commerciali è un investimento che si rivela proficuo nel lungo termine. Altrimenti, non solo perderete le prenotazioni delle sale riunioni, ma perderete anche l'opportunità di offrire servizi al cliente su più livelli."

Si tratta del costo della perdita di un'opportunità, per così dire, se ad oggi non state offrendo un'estensione degli orari di operatività.

"Potete fare tutti i conti che volete, ma se desiderate essere competitivi nel mercato odierno - che è completamente guidato dai clienti - allora dovete fornirgli quello che stanno cercando oppure lo troveranno altrove." 

Nel settore dello spazio di lavoro come servizio è evidente una richiesta di ore extra e di ore durante i weekend. Vi è anche la richiesta di sale riunioni più grandi e di servizi catering. Pertanto, come fornitori di spazi di lavoro, dovreste essere in grado di fornire questi servizi nel vostro mercato.

Non si tratta solo di prolungare gli orari di apertura. Si tratta di essere in grado di competere in un mercato competitivo. Se la vostra preoccupazione sono i costi extra necessari per pagare il personale, le strutture e qualsiasi spesa in cui potreste incorrere rimanendo aperti più a lungo e durante i weekend, Senn smentisce queste preoccupazioni: "Posso garantirvi che i clienti oggi non si aspettano che una prenotazione oltre l'orario di chiusura o nei weekend abbia lo stesso prezzo che avrebbe nelle ore lavorative "tradizionali". Molti dei nostri partner, se non tutti, applicano una maggiorazione delle tariffe fino al 50% per le ore dopo gli orari di chisura e per i weekend ed i clienti pagano perchè nessun altro offre questi servizi, quindi le pagano anche se ad un prezzo maggiorato."

Secondo Senn, i fornitori di spazi di lavoro possono applicare una maggiorazione per uniformare i costi delle ore extra di operatività. L'altra domanda da porsi è: chi sono le persone in cerca di sale riunioni da utilizzare in orari non convenzionali? Come possiamo trovarle? O ancora meglio, come possono trovarci? Su questo argomento, Senn commenta i benefici di avere un inventario in tempo reale su un sito di prenotazione disponibile 24/7.

"Per i gestori che mettono a disposizione i propri spazi 24/7 tramite una modalità automatica si tratta di un vantaggio importante. La nostra ricerca ha riscontrato che coloro che hanno una piattaforma di prenotazione in in tempo reale hanno tassi di prenotazione più elevati del 49% rispetto a quelli che non hanno un inventario di tale genere."
I benefici vanno ben oltre le possibilità di chiudere un contratto, spiega Senn.


 
"Piattaforme di prenotazione in tempo reale generano un valore di prenotazione più elevato. Gli spazi dotati di tali inventari registrano prenotazioni con una media di $193, mentre la media di quelli che hanno un sistema di prenotazione solo on-demand è pari a $140. Ciò rappresenta un tasso di inventario più elevato del 38%."

Chi si avvale di questa modalità di prenotazione? I clienti importanti, quelli che portano ad opportunità commerciali aggiuntive.
"I clienti in cerca di prenotazioni durante il weekend o dopo l'orario di chiusura in genere hanno bisogno di uno spazio per maggior tempo. Tendono anche ad aver bisogno di spazi più ampi per incontri di formazione, workshop, seminari od eventi. Si tratta di incontri con un valore maggiore che implicano più ore, più catering e strumenti aggiuntivi."

Quindi, per rispondere alla domanda: gli spazi di lavoro disponibili oltre l'orario di chiusura valgono i costi extra? 
Sì, perchè non è questione di costi. Si tratta di un'opportunità e di rimanere competitivi sul mercato.

3 aprile 2017

Nuovo contratto di recapito e domiciliazione

Video di presentazione del contratto

Ufficiarredati.it dopo alcuni mesi di lavoro ha terminato la stesura del nuovo contratto di recapito e domiciliazione. Abbiamo ampiamente dettagliato il contratto in un precedente post, oggi segnaliamo la url dove poter con carta di credito e PayPal acquistare il relativo contratto.

Abbiamo presentato in antemprima in streaming il contratto, la registrazione della presentazione è online ma potete anche vederla cliccando sull'immagine seguente.

30 marzo 2017

Google sceglie i-Work-in-Rome

Google sceglie i-Work in Rome per la tappa italiana del suo YouTube Creators Event

 

Chi non ha mai usato Google per fare una ricerca sul web?
Possiamo tranquillamente affermare che tutti noi siamo quotidianamente, in un modo o nell’altro, clienti di Google.

Ma quando è Google a diventare un tuo cliente, quando è il sito web più visitato al mondo a chiederti di ospitare i suoi eventi YouTube nella tua location è tutta un’altra storia.
Una storia che merita di essere raccontata!

È quanto successo ad i-Work in Rome, il Business Center del centro storico di Roma che ha ospitato lo scorso 23 marzo due eventi del tour di Google dedicato ai Creators di YouTube.



Emanuela Perozzi, responsabile della struttura di Piazza di Campitelli, ci racconta come è nato il contatto e come si è svolta l’organizzazione vera e propria dell’evento.

“Siamo stati contattati da uno dei coordinatori di Google Londra che era alla ricerca di una location a Roma dove poter organizzare alcuni eventi YouTube dedicati a YouTubers italiani che, con i loro canali, contano tra i 1.000 e i 100.000 iscritti. Fin da subito la location è piaciuta molto sia per l’originalità della struttura architettonica che per la versatilità degli spazi, che ben si adattavano ai diversi momenti di incontro e scambio di idee previsti dagli organizzatori.”


Cosa ha fatto la differenza? Cosa ha fatto propendere la scelta di Google su i-Work in Rome?  

“Sicuramente la centralità della zona e la bellezza della struttura hanno inciso molto sulla scelta, ma credo che ciò che abbia fatto veramente la differenza sia stata l’idea di venir ospitati in una struttura unica nel suo genere, con un perfetto equilibrio tra storia e modernità. Qualcosa di molto diverso, ad esempio, dagli spazi presenti negli hotel o nei centri congressi”. 

Spiegaci meglio. Come avete ideato l’organizzazione? 

“Abbiamo proposto di organizzare le Roundtables con gli YouTubers in tre sale diverse del nostro Centro, tutte collegate tra loro attraverso la suggestiva Corte interna di Palazzo Albertoni Spinola, sulla quale si è ricongiunta infine, come un ideale trait d’union, la quarta sala con la musica e il buffet in cui si è svolto il Creator Connect Event, ovvero il momento social in cui tutti gli YouTubers si sono ritrovati per conoscersi tra loro e scambiarsi idee e consigli. 
Quando poi ho proposto di sviluppare il momento social tra l’interno della sala e l’antistante Vicolo Capizucchi, un vero e proprio angolo di “Roma sparita”, si sono convinti definitivamente… 😊 “ 

Che tematica e finalità hanno gli eventi YouTube che avete ospitato? 

“Le “Creator to Creator Roundtables” sono delle discussioni aperte tra YouTubers su tematiche inerenti lo sviluppo del pubblico e l’espansione del canale, condotte e mediate dai locali Ambasciatori di YouTube. 

La seconda parte, il “Creator Connect”, ha lo scopo di far socializzare gli YouTubers tra loro incoraggiando la condivisione della propria esperienza personale e delle conoscenze acquisite. Ha incluso sessioni di networking con il team di YouTube e gli altri Creator.” 


Che risposta avete avuto dai partecipanti e dai promotori dell’evento? 

“C’è stata un’ottima risposta sia in termini di partecipazione che di soddisfazione rispetto alla location e all’organizzazione. Anche per noi dello staff è stato molto divertente e stimolante partecipare, seppur dall’esterno, a questa iniziativa che – lo ricordo – ha rappresentato la tappa italiana del tour organizzato da YouTube per i suoi Creator. 

Abbiamo fatto la conoscenza di molti giovani e meno giovani, provenienti da tutta Italia, che ogni giorno si dedicano con entusiasmo alle loro passioni, e che, con impegno e costanza, sono riusciti a farne un vero e proprio business. Alcuni di loro ci hanno raccontato la propria esperienza, come è iniziata e come si è sviluppata, e devo dire che è stato un momento di arricchimento e socializzazione per tutti.”

17 marzo 2017

Contratto di recapito, contratto di domiciliazione

Contratto di recapito e contratto domiciliazione per Business Center


Possiamo con soddisfazione dire che è pronto il nuovo contratto di Ufficiarredati.it sviluppato per gestire le diverse casistiche riconducibili alla domiciliazione:

- recapito postale
- sede legale
- sede secondaria
- unità locale
- domiciliazione professionale
- domiciliazione di ditta individuale.

Questa versione fa seguito alla prima elaborata ormai sette anni fa e utilizzata in circa quaranta business center italiani.

Questo nuovo contratto è nato dall'esigenza di snellire la prima versione, ricondurre lo scambio dei documenti tra cliente e business center alla Pec (posta elettronica certificata), distinguere recapito da domiciliazione, elencare in modo esaustivo cosa comprende e cosa non comprende il servizio scelto e contrattualizzato.

Il contratto ora è unico, in passato esistevano due versioni, e si compone di:
- modulo di adesione per la richiesta del servizio. Modulo che il cliente dovrà compilare o che potremo compilare per suo conto con la richiesta del servizio e gli estremi del richiedente.

- condizioni generali. Le condizioni che disciplinano il servizio.

- descrizione del pacchetto scelto. Per ogni servizio, nell'allegato A è indicato cosa è compreso e cosa ha escluso. Questo consente di rendere più chiaro e trasparente il contratto.

- privacy.

Rispetto al passato questo contratto può essere utilizzato sia quando a richiedere il servizio è un professionista, che quando la persona rappresenta un'azienda esistente o un'azienda da costituire. Quest'ultimo caso in passato ha creato non pochi problemi operativi. Oggi possiamo affrontare con serenità anche le richieste di chi desidera domiciliare nel business center una srls o una srl ad esempio che deve essere ancora costituita e che potrà essere costituita, dando l'indirizzo civico del business center al notaio, ma con un contratto già sottoscritto.



Il contratto riconduce il semplice domicilio o domiciliazione postale al concetto di recapito, tutte le altre casistiche di domiciliazione al termine di domiciliazione. Il cliente potrà con lo stesso contratto richiedere postazioni lavoro condivise ad ore o giornate, stanze ufficio a giornate, soluzioni suggerite sopratutto nei casi di contratti di sede secondaria, unità locale e domiciliazione di ditte individuali.
Ma il contratto può essere utilizzato in tutta sicurezza anche per sottoscrivere i contratti di ufficio virtuale, quando al recapito o alla domiciliazione viene aggiunta una linea telefonica con servizio risposta personalizzata, con o senza gestione di agenda appuntamenti.

Noi di Ufficiarredati.it abbiamo poi realizzato un tool semplice ma innovativo, dove rispondendo ad alcune semplici domande guidate la risposta che si otterrà sarà la tipologia di servizio da attivare al cliente. Questo tool pensato e realizzato ad hoc, vuole rispondere ai tanti dubbi di chi non ha mai venduto servizi di domiciliazione o che gestendo un business center ha sempre guardato con scettiscismo alle domiciliazioni che rappresentano invece un servizio con forte aumento della domanda.

Il pacchetto è inoltre completato da una lettera di diffida ad adempiere, utile nei casi di rinnovo tacito del contratto per il quale non si è ricevuto il relativo saldo della fattura. Altro documento che completa il contratto è l'autorizzazione rilasciata dal nostro cliente, a sua discrezione, in cui ci autorizza ad esporre il suo nome all'interno del nostro sito web o documenti cartacei come cliente in portafoglio.

Nei prossimi mesi verrà rilasciato anche un tool online per gestire i servizi di domiciliazione. Il business center potrà "dialogare" con il cliente domiciliato comunicando posta, raccomandate pervenute senza utilizzare outlook o programmi analoghi ma lavorando in cloud. Vantaggi? Nessun rischio di perdere i dati, storico organico delle comunicazioni, elevata immagine e professionalità percepita dal cliente.

Se vuoi acquistare il pacchetto:

- modulo adesione
- condizioni generali del contratto
- allegato A pacchetti servizi
- privacy
- diffida ad adempiere
- autorizzazione a citare il nome del cliente nel proprio portfolio

clicca qui, puoi farlo comodamente con carta di credito e PayPal.

16 marzo 2017

Regus, analisi del titolo e delle prospettive

Articolo originale dal titolo: What's wrong with Regus
Articolo pubblicato il: 20 Febbraio su Allwork
Traduzione a cura di: Centruffici Brescia.

Quali problemi ha Regus?


L'articolo che pubblichiamo oggi e che ha molti aspetti finanziari è davvero interessante oltre i numeri.
Il primo aspetto è che è relativo al più grande fornitore di spazi attrezzati a livello globale: Regus. Un riferimento per il mercato e per chi opera nel settore degli uffici pronti.
Il secondo elemento che dobbiamo evidenziare che l'articolo è stato pubblicato meno di un mese fa e con quotazioni del titolo Regus a Gennaio 2017, nel frattempo il titolo di Regus in borsa è cresciuto, ecco l'immagine di oggi.
Questa mattina (16 Marzo) quota 295,27 Sterline era a 260 Sterline a fine Gennaio. 



Il nostro focus vuole però spingere noi gestori a riflettere su questa analisi che è stata fatta e non tanto a condividerla o a non condiverla, ma a cogliere l'accento sul fatto che gli investitori guardano con molta più attenzione o sembrerebbe che lo facciano a spazi di coworking e condivisione più che ai tradizionali uffici attrezzati, cuore del business Regus e di molti di noi.

Non è la prima volta che Regus affronta tempi difficili. 
Nei primi anni del 2000 Regus ha venduto il 58% del suo pacchetto azionario britannico a Rex 2002 Limited nel tentativo di raccogliere soldi in un momento di difficoltà finanziaria, causata in parte dallo scoppio della bolla delle dot-com.

Dopo non molto tempo, la Regus americana è stata costretta a ricorrere al Capitolo 11 della legge fallimentare. Regus alla fine ha superato le proprie difficoltà finanziarie e nel 2006 la società è riuscita a riaquistare la propria filiale britannica. Da allora Regus si è concentrata sulla sua espansione a livello mondiale, sulle partnership e sulle acquisizioni ed ha fatto un ottimo lavoro.
Tuttavia, nonostante la consolidata società che si occupa di spazi di lavoro flessibili abbia ampiamente investito nella propria crescita e nella propria espansione nel corso degli ultimi tre anni, il suo valore finanziario è diminuito costantemente da dicembre 2015. Il 2 dicembre 2015 il prezzo di Regus PLC era pari a 354 sterline. Da quel momento, il loro valore è sceso continuamente, raggiungendo un punto particolarmente basso il 23 novembre 2016 con un valore di 225 sterline.

Questo perchè è anomalo?

 

Negli ultimi tre anni Regus ha allargato considerevolmente la propria impronta globale, sia con una crescita dell'organico che con le acquisizioni.
Nel 2013 Regus contava un totale di 1.929 sedi Nel 2014 hanno portato quel numero a 2.269 sedi Nel 2015 hanno chiuso l'annata con 2.768 sedi. Alla fine del primo semestre del 2016 (30 giugno), Regus aveva un totale di 2.845 sedi. (In Italia al momento sono oltre 30 le sedi e sono in apertura le location di Genova e Verona).

Avere più sedi non è necessariamente sinonimo di un'attività di successo e redditizia e Regus ha sostenuto parecchie spese per effettuare la propria espansione.
Negli ultimi tre anni Regus ha speso quasi £600m per sviluppare nuove sedi. Prima del 2012, l'investimento totale netto stanziato per la crescita era pari a £700m, pertanto questo nuovo investimento è decisamente impegnativo.

Sebbene all'apparenza sembri che Regus stia lottando per mantenere il proprio bilancio in attivo, la verità è ben diversa. A dicembre 2016 CapitalCube ha dichiarato che la variazione su base annuale di Regus in termini di entrate e guadagni è migliore rispetto al valore mediano rilevato nel suo gruppo di pari (si intendono aziende che operano nello stesso comparto).
Hanno anche affermato che la loro redditività del capitale investito negli ultimi cinque anni suggerisce che gli utili sugli investimenti relativamente alti sono sostenibili. Dopo aver preso visione dei resoconti annuali di Regus è palese che la società di spazi di lavoro flessibili sta decisamente assistendo a forti rendimenti degli investimenti. L'inghippo è che il rendimento degli investimenti non è immediato. Sono i centri più vecchi di Regus - quelli che sono in attività da tre o più anni - che stanno facendo soldi.

Dal 2011 le entrate del loro gruppo sono cresciute costantemente, +16 nel 2015, quasi +16% nel 2014.

La domanda però rimane senza risposta.

Perchè il valore di mercato di Regus sta diminuendo se le entrate del gruppo stanno aumentando e molti indicatori chiave indicano un business redditizio? 

 

Dopo aver dominato il mercato dei business center tradizionali così a lungo, rischiano di perdere il contatto con le nuove generazioni? Gli investitori sono scettici in merito alla loro possibile crescita in un settore competitivo? Gli investitori stanno cercando un ROI più immediato? Oppure, Regus non riesce ad essere all'altezza in un settore che si sta focalizzando sempre di più su spazi gestiti dalla comunnity? (coworking)

Poco più di un anno fa, subito dopo il picco del valore di mercato di Regus, la società è passata ad una struttura basata su community manager dopo anni di attività caratterizzati da un modello basato su addetti al servizio clienti e general manager. Non possiamo dire se il cambiamento ha avuto successo oppure no, ma come sostiene Susan Smith in un articolo dell'anno scorso, “non è sufficiente modificare un titolo. Il Community Manager lavora in media almeno metà della sua giornata come curatore, cercando di conoscere le vite personali e professionali di ciascun membro e costruendo spazi in cui i coworker e lo staff possano collaborare insieme ed avere successo."

Quando Regus ha optato per i Community Manager, ha anche nominato degli 'Area Manager' che sarebbero stati responsabili di almeno 3-5 sedi. Nel suo articolo Smith affermava che "il taglio del personale comporta più lavoro, aumenta lo stress e riduce la quantità di tempo utile da passare con i propri clienti e con la propria comunità." Smith sembra aver colpito nel segno.

I recenti post, presenti in un sito di recensioni creato da ex-clienti Regus danno l'impressione che la società di spazi di lavoro flessibili abbia ancora molto da imparare in termini di ospitalità e community (due elementi fondamentali dell'industria che si occupa di fornire spazi di lavoro che molti operatori moderni hanno compreso perfettamente). In un settore in cui il focus dovrebbe essere sempre sul servizio e sull'esperienza del cliente, Regus probabilmente sta fallendo.

Sembra che il problema sia l'eccessiva attenzione di Regus sulla parte commerciale della società (il taglio dei costi, la rigida gestione aziendale, ecc.) rispetto all'aspetto riguardante il servizio o la comunità. In passato, quando i business center erano l'opzione più diffusa di spazi di lavoro flessibili e quando i lavoratori richiedevano completa privacy e di essere lasciati da soli, questo approccio funzionava. Tuttavia, la crescita dei coworking e degli spazi di lavoro gestiti dalla community hanno fatto sì che l'offerta di Regus si sia venuta a trovare sul lato sbagliato del campo di gioco. E loro ne sono consapevoli.




Nella primavera del 2015 Regus ha acquistato la società olandese di coworking Spaces (in apertura a Milano la prima location foto in alto), che tra l'altro è la società madre di Kora ed OpenOffice. Tuttavia, non molti associano il nome Regus, né tantomeno The International Workplace Group, a questi altri brand o al temine stesso di coworking. D'altro canto, vi sono fornitori di spazi di lavoro flessibili che hanno ricevuto incredibili quantità di finanziamenti per sviluppare i loro brand di coworking, community ed ospitalità. WeWork, Industrious, Serendipity Labs e Mindspace sono solo alcuni dei molti operatori che hanno usufruito di fondi provenienti da vari investitori.

A differenza di Regus, queste società si sono concentrate ampiamente sulla proposta di valore della community, dell'ospitalità e del servizio. Gli investitori sono chiaramente interessati al settore degli spazi di lavoro flessibili, altrimenti WeWork non sarebbe stata stimata all'esorbitante prezzo di $16 miliardi ed Industrious e Mindspace non avrebbero chiuso positivamente la tornata di finanziamenti dello scorso anno. Sfortunatamente per Regus gli investitori non sembrano così interessati nella loro proposta di valore, o per lo meno si deduce così dal calo del loro valore di mercato. La teoria di CapitalCube è che mentre "le entrate degli ultimi anni sono aumentate più velocemente rispetto al valore mediano dei pari, il mercato conferisce alle azioni un rapporto prezzo/utili quasi uguale al valore mediano dei pari, suggerendo che il mercato ha delle riserve sulla strategia a lungo termine della società."

La domanda è la community (o la sua mancanza) rappresenterà la fine di Regus? Oppure, come già avvenuto diverse volte in passato, Regus combatterà e si adatterà ancora una volta alle richieste della nuova forza lavoro generazionale? Con un nuovo nome ed una comprovata storia di sopravvivenza e reinvenzione, noi scommettiamo sull'ultima opzione,ma solo il tempo potrà dirlo.