13 luglio 2007

Registro delle raccomandate, consigliato il suo utilizzo

Dopo aver trattato della liberatoria per i libri sociali apriamo un altro post su un documento che dall'esperienza di alcuni colleghi riteniamo utile adottare presso i business center: il registro delle raccomandate in entrata e in uscita.
Gestendo per conto di clienti virtuali e clienti ufficio la ricezione e spesso spedizione della posta, il personale di reception sono le figure che appongono le loro firme alla ricezione di atti e raccomandate. Le stesse vengono poi consegnate a mano ai clienti con ufficio nel business center, reinoltrate o consegnate a mano ai clienti che hanno sottoscritto un contratto di domiciliazione e/o di ufficio virtuale. Riteniamo corretto invitarvi ad utilizzare un registro dove vengono annotate le raccomandate e gli atti ricevuti (messo comunale, incaricato del tribunale). Ogni qual volta venga poi consegnata la raccomandata al destinatario è necessario far firmare il registro al cliente in modo da avere un riscontro (giorno e firma) dell'avvenuta consegna*.Per quanto attiene ai documenti reinoltrati a clienti con attivi contratti di domicliazione è opportuno anticipare via fax copia della busta o atto e farla tornare via fax firmata e timbrata dal cliente con indicazione della data e dichiarazione di avvenuta ricezione.
Come per le raccomandate in ingresso è consigliato utilizzare un registro per le raccomandate inviate per conto dei nostri clienti con indicazione del giorno di avvenuta spedizione.


* in un business center è accaduto che un cliente ha intrapreso un'azione verso il centro ufficio ritenendolo responsabile dell'omessa consegnata della posta.

2 commenti:

Executive Service Firenze ha detto...

e se il cliente con domiciliazione non ha il fax?

Anonimo ha detto...

Bravi e grazie io non lo usavo e lo userò infatti mi incasinavo ogni volta con q.li di fotocopie….

Ciao Angelo Candeo