1 febbraio 2010

Uffici a norma: Privacy e sicurezza giuridico-informatica

LA TECNOLOGIA ATTUALE NEL SETTORE


…come promesso a Formia e confermato da Gianluca nella programmazione operativa, riprendiamo il lavoro riportando la nostra esperienza a Salò nel comune interesse di tutti i colleghi. Già nel precedente articolo del blog del 16 gennaio 2010, abbiamo richiamato un passo di assoluta concretezza nell’adeguamento dell’operare del nostro centro ufficio che si è attrezzato per ottemperare alle normative vigenti in materia di gestione a norma di legge delle comunicazioni elettroniche.
Abbiamo provveduto a dotarci di una innovativa soluzione per gestire le comunicazioni a norma di legge dopo la presentazione di Formia. Per fare questo abbiamo razionalizzato come è la nostra infrastruttura ICT e abbiamo messo a norma il nostro centro ufficio.

Vediamo ora, richiamando una slide della presentazione di Formia, di fissare l’attenzione sul nostro quotidiano operare e a soffermarci sui gesti che fanno ormai parte del nostro agire. Cerchiamo di capire anche da dove originano riflettendo sulla loro evoluzione nella gestione aziendale nel corso di questi ultimi anni.
All’arrivo in ufficio, la nostra attenzione è richiamata quasi ritualmente alla lettura della posta. I nostri genitori, nel compiere il medesimo gesto, utilizzavano non il mouse ma probabilmente un gradito regalo di Natale: il tagliacarte.
(Un piccolo inciso di natura vintage..."Ricordo quando da piccolo stavo in ufficio, il primo momento quando la segretaria di mio padre recapitava il plico di posta, era destinato ad una rapida selezione delle buste e il rito cominciava per molti minuti dedicati all’apertura della posta con il tagliacarte che chirurgicamente risparmiava i francobolli, spesso oggetto poi di amorevole collezione.")
Non parliamo poi dell’archiviazione della stessa che prevedeva la spunta in matita rossa/blu e l’archiviazione di quelle da tenere che diventavano poi pareti di carta. E cosi per altri migliaia di colleghi impiegati in tutta Italia.
Basta tornare indietro di pochi lustri e ognuno di noi da solo può ricordare cosa accadeva negli uffici sia pubblici che privati.

Ora ecco il collegamento con la slide di Formia richiamata: delle immagini descrittive riportate allora non c’era nulla di tecnologico, solo l’avvocato stilizzato era presente nel tessuto sociale e aziendale ma non si occupava di certo di reati informatici collegati alla gestione della posta elettronica, visto che non esisteva ancora.
Oggi invece siamo a rischio ma non ce ne rendiamo conto. Il divario tra la giurisprudenza in materia di reati collegati alla gestione informatica e la tecnologia che ogni giorno lancia novità, diventa sempre più ampio e noi, sempre attenti al fascino delle fantasmagoriche prestazioni tecnologiche, non ci rendiamo conto che esistono anche delle normative imperanti che regolano gesti che spesso facciamo senza sapere cosa giuridicamente implicano.
Come gestiamo le banche dati, le mailing list, la p.e.c. e i dati che maneggiamo in molti modi, fax altrui (nostri clienti compresi) con una spontaneità che potremmo anche pagare con sanzioni non solo di natura civile? Come gestiamo il consenso all’invio di sms quando la normativa lo prevede?

Senza dilungarci in questa sede per motivi di sintesi sulla soluzione che abbiamo adottato a Salò per gestire a norma di legge il nostro operato in termini di posta elettronica, richiamiamo la nostra attenzione sugli strumenti tecnologici che usiamo nei nostri centri, che caratteristiche hanno e come sono gestite nel nostro singolo ufficio. Ogni centro potrà esaminare le proprie scelte tecnologiche, il rapporto di costi e benefici che ottiene dalla serietà e competenza dei propri fornitori e potrà cercare di capire quanto potrebbe risparmiare ed ottimizzare le proprie prestazioni per sé e per i clienti ottemperando alle normative di legge. Per un supporto in tal senso e sempre nel rispetto del nostro impegno preso a Formia, vi forniamo di seguito una traccia per la rilevazione e per la valutazione delle tecnologie che vengono usate nel singolo centro (stiamo predisponendo un file di rilevazione di questi dati in modo che possiate poi conservarlo per una facile consultazione); ci confronteremo insieme con impegno e metodo avendo già affrontato operativamente questi temi nel nostro centro ufficio, con tutti i colleghi supportandoli a razionalizzare la strutturazione della propria architettura ITC per offrire prestazioni di assoluta eccellenza per i propri clienti.

Per una opportuna valutazione si deve necessariamente conoscere la realtà dell'infrastruttura tecnica del proprio centro, al fine di predisporne un'analisi sullo stato di omogeneità; queste informazioni sono di rilevanza molto importante per il lavoro che andremo a svolgere nel futuro dei centri ufficio ("virtuale") rispetto ai canoni classici immobiliari, vedi ad esempio il di nr. postazioni disponibili, che non dipende più dalla disponibilità immobiliare dei locali e delle scrivanie esistenti, ma dalla velocità, capienza, qualità della rete intranet/internet esistente.
Vi suggeriamo e vi supporteremo fin da ora ad effettuare rapidamente una analisi relativamente ai seguenti apparati/servizi presenti nella vostra struttura.

Rileviamo insieme nei nostri uffici:
- nr. borchie analogiche
- nr. borchie isdn
- nr. nr. linee attestate
- nr. numeri telefonici presenti e quanti assegnati ai clienti
- nr. linee adsl (indicare fornitore e nome offerta; se possibile anche le caratteristiche tecniche)
- nr. linee hdsl/shdsl (indicare fornitore e nome offerta; se possibile anche le caratteristiche tecniche)
- tipologia centralino (analogico/digitale)
- presenza telefonia voip indicandone la qualità percepita (da 1 a 10, con il valore 6 come soglia di sufficienza)
Per un supporto nella valutazione della scheda vi suggeriamo di indicare fornitore e nome offerta, marca e modello degli apparati (centralino, router, switch, ecc.)

Richiamiamo sempre il precedente articolo del blog del 16 gennaio 2010, che sarà recapitato personalizzato in proposte concrete di supporto ai colleghi per i comuni interessi:
“E’ possibile, con opportuni interventi di messa a norma, sviluppare anche l’implementazione di nuove tecnologie che possono far ottenere agli uffici arredati i due primari obiettivi di risultato aziendale: fatturare di più con nuovi servizi e farsi conoscere sempre meglio nel mercato come centri di eccellenza nello sviluppo di IT per le aziende.”
.
GIOffice 2010

4 commenti:

GIOffice ha detto...

Rinnoviamo la disponibilità a rispondere ad eventuali quesiti in merito agli argomenti trattati, inserendo la richiesta come commento a questo post.

Uffici Arredati ha detto...

Ciao Carla molto molto interessante.
Dovremmo fornirti via email le info relative a :
Rileviamo insieme nei nostri uffici:
- nr. borchie analogiche
- nr. borchie isdn
- nr. nr. linee attestate
- nr. numeri telefonici presenti e quanti assegnati ai clienti
...
...

erro?
Possiamo fornirlo via email in formato word?
Che tipo di risposta potremo ottenere?
Grazie

GIOffice ha detto...

Nei prossimi giorni il file di rilevazione formato word sarà scaribile direttamente da questo post, provvederò a creare apposito link. Una volta scaricato e completato il file potrà essere inviato via mail carla@gioffice.it

Anonimo ha detto...

imparato molto