15 maggio 2013

Entrare in un'azienda priva di uffici

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Traduzione a cura di Executive Service di Brescia. Grazie!


Ecco come un’azienda tecnologica gestisce 123 impiegati che lavorano da casa distribuiti in 26 Stati e 94 città. La società di programmazione Automattic Inc. conta 123 impiegati che lavorano da 26 Stati, 94 città e 28 Stati americani differenti.

Gli uffici? Le case stesse dei dipendenti. Automattic, che ospita i server della piattaforma di blogging WordPress.com, permette ai propri impiegati di svolgere il proprio lavoro da dove preferiscono, e gli incontri virtuali vengono svolti in Skype o attraverso una chat online. La società ha un ufficio per usi occasionali a San Francisco ma la gestione dei progetti, il brainstorming e le semplici chiacchierate avvengono nei blog interni. Se necessario, i membri del team viaggiano per il mondo per incontrarsi faccia a faccia,e, nel caso in cui qualcuno debba sottoporre delle questioni piuttosto delicate, allora si prende in mano il telefono. 

Una forza lavoro remota permette alle società di sfruttare un gruppo di talenti più ampio che non è limitato dalla posizione geografica. Le aziende possono inoltre risparmiare sugli immobili, anche se le considerevoli spese per i viaggi potrebbero in parte controbilanciare questo aspetto. Nessuno sa per certo quante siano le aziende completamente prive di uffici o quanto stiano crescendo di livello ma i ricercatori gestionali affermano che questa tipologia di società è ancora rara. Al giorno d’oggi solo il 2,5% dei dipendenti statunitensi considerano la propria casa come il principale posto di lavoro. Tuttavia, secondo l’azienda di consulenza e di ricerca Telework Research Network, questo numero, che si basa su un’analisi del censimento, è cresciuto del 66% dal 2005 al 2010. Inoltre, sempre più dipendenti di compagnie con uffici fisici scelgono di lavorare in remoto e di formare gruppi virtuali con i colleghi in tutto il mondo, grazie ai rapidi sviluppi nella tecnologia dei video, dei social-network, del cloud storage e della telefonia cellulare. Molte società disseminate in tutto il mondo sono dotate anche di strutture gestionali non gerarchiche, conferendo così ai team ed ai lavoratori l’autorità di prendere decisioni e completare i lavori con una supervisione superficiale. Il lavoro da casa, però, non è per tutti. “Alcune persone desiderano ardentemente il contatto personale” sostiene Michael Boyer O’Leary, assistente universitario gestionale presso la McDonough School of Business della Georgetown University. 

Il Dott. O’Leary ritiene che il contatto personale sia più problematico per i nuovi impiegati o nel momento in cui le persone senza una precedente storia comune lanciano un nuovo progetto. Altri membri dello staff fanno fatica a porre dei confini tra il lavoro e la vita personale, sentendo anche la mancanza dello spostamento fisico e mentale di un pendolare, sostiene Jay Mulki, professore associato del College of Business Administration della Northeastern University che studia i lavoratori virtuali. 
Automattic, come funziona:
• I lavori e le relative scadenze vengono postati in blog interni
• Gli incontri con i membri del team si svolgono nei blog, via Skype o attraverso chat
• I blog interni per le semplici conversazioni coinvolgono i lavoratori in pettegolezzi virtuali
• Una volta all’anno si svolge un ‘grande raduno’ di tutti gli impiegati per incontrarsi di persona.
Fonte: la società Jay Mulki riporta che un lavoratore da remoto da lui osservato saliva in macchina tutte le mattine, faceva un giro dell’isolato e poi tornava a casa come per timbrare il cartellino. 

Lori McLeese, che dirige le risorse umane della Automattic, afferma che i processi di assunzione e di orientamento sono basilari per creare una cultura unitaria. La società richiede ai candidati migliori di lavorare ad un progetto di prova per alcune settimane in modo da valutare se sono un buon investimento. I neoassunti, indipendentemente dalla posizione, devono lavorare nel servizio clienti per tre settimane al fine di creare un’esperienza lavorativa consolidante e avere un contatto diretto con il cliente.
La compagnia si basa su una filosofia di “ipercomunicazione”, sottolinea la signora McLeese, per aiutare proattivamente a gestire qualsiasi incomprensione e per dare delle linee guida ai lavoratori. Gli impiegati trasmettono perlopiù messaggi via blog, P2 doppiati, che agiscono anche come un luogo di conversazione virtuale. Quando si verificano degli equivoci nelle chat di testo, i partecipanti vengono incoraggiati ad alzare la cornetta. Tuttavia, poiché i membri hanno fusi orari differenti, il lavoro viene spesso svolto in modo asincrono. I componenti del team lavorano secondo i propri orari – la società comprende molti “animali notturni” e molti mattinieri – per rispettare le scadenze dei progetti. Se qualcuno fallisce il bersaglio, il team leader od un altro membro del gruppo contatterà il dipendente per capire cosa non ha funzionato. 

La società organizza anche regolari raduni dei team, permettendo ai dipendenti di incontrarsi in località comode da raggiungere per tutti, ed un “grande raduno” annuale della durata di una settimana per tutti gli impiegati. La signora Mc Leese afferma che, dopo lunghi periodi senza vedersi di persona, i raduni possono essere emozionanti. “Le persone si scambiano abbracci all’aeroporto”, aggiunge. Mat Atkinson, l’amministratore delegato della società di design-review di software ProofHQ, dichiara che la gestione di team “distribuiti” richiede il 25% in più dello sforzo rispetto ad un gruppo che si incontra fisicamente poiché i dirigenti devono prestare maggiore attenzione alla motivazione dei lavoratori ed assicurarsi che capiscano perfettamente i loro incarichi e le pratiche aziendali. “ Non c’è la possibilità di fare un salto nell’ufficio di qualcuno”, dice Atkinson, il quale si è stabilito a Londra e ha 32 impiegati in 17 città diverse del mondo. Atkinson ritiene che i dipendenti siano più produttivi perché non devono fare i pendolari e subiscono poche interruzioni. Inoltre, sostiene che essere lavoratori virtuali costi circa il 50% in meno rispetto ad avere dele spese immobiliari fisse. Kalypso LP, un’azienda di consulenza dell’innovazione, conta 150 dipendenti in tutto il Paese ed in Europa ma non ha uffici aziendali, come spiega il socio fondatore Bill Poston, il quale lavora dalla sua casa di Boerne, Texas, quando non si reca dai clienti. 

Quando l’azienda venne fondata otto anni fa, specifica Poston, la decisione di non avere uffici fu strettamente legata all’aspetto finanziario. Adesso, però, essere virtuali è una scelta, sebbene sottolinei che la società non è una buona opzione per “chi non è a proprio agio con l’ambiguità”. Poston afferma anche che gli impiegati sono tutt’altro che isolati. I lavoratori comunicano costantemente tramite messaggi istantanei ed e-mail ed i gruppi di consulenti si vedono quasi quotidianamente quando incontrano i clienti. La società, inoltre, manda i propri dipendenti ad un meeting annuale che si tiene a settembre ed a giugno organizza weekend divertenti per gli impiegati e le loro famiglie. Poi, in caso di necessità, lo staff può sempre incontrarsi in qualunque momento. Non tutti credono nelle compagnie virtuali. 

L’anno scorso i fondatori di Zaarly Inc. hanno discusso se fosse il caso di lavorare virtualmente o di aprire un ufficio per il nuovo marketplace online per i servizi locali. L’azienda ha optato per quest’ultima possibilità, dichiara Shane Mac, direttore di produzione di Zaarly, che ora conta 43 impiegati, la maggior parte dei quali lavora a San Francisco nell’ufficio della società. Nonostante la società abbia alcuni dipendenti remoti, Mac ritiene che prendere decisioni sia più veloce quando si è seduti l’uno di fronte all’altro e che sia più semplice tenere aggiornati gli impiegati e fare brainstorming insieme su una lavagna magnetica, sostenendo che “non si può creare una vera serendipity con i messaggi istantanei”.

1 commenti:

Gianluca Mastroianni ha detto...

Grazie Ermanno per l'importante contributo al network. Ovviamente noi vogliamo aziende con uffici presso i Business Center.