20 maggio 2015

Data certa contratto alle Poste

Tra i servizi erogati dal business center, uno in particolare, la domiciliazione richiede o è vivamente consigliato che al contratto venga data la data certa.

Cos'è la data certa? 
La data certa è una procedura che consente di attestare la data di sottoscrizione di un documento, serve ad esempio a dimostrare di aver adempiuto ad un obbligo amministrativo entro i termini previsti dalla legge.
Il metodo più semplice consiste nella cosiddetta “autoprestazione” postale, è sufficiente recarsi presso un ufficio postale con i documenti e richiedere il servizio di data certa. 

In teoria è semplice in pratica no. Perchè? 
Spesso gli uffici postali da un pò di tempo si rifiutano di porre in essere questa pratica e quando lo consentono abbiamo riscontrato procedure molto diverse tra loro. In alcuni casi:
- ritengono sufficiente timbrare la prima pagina del documento dove è indicato dal richiedente che si richiede data certa e il numero di pagine che compongono il documento

- altre volte richiedono l'applicazione di un francobollo da € 0,80 sulla prima pagina del documento e lo stesso viene timbrato con la data del giorno della richiesta

- questa soluzione ha una variante (si veda immagine a lato) tanti francobolli da € 0,80 per quante sono le pagine, sette in questo caso, che compongono il documento, timbro accanto alla riga di richiesta data certa senza timbrare i francobolli
Sembra ormai impossibile riuscire ad ottenere il timbro su tutte le pagine che compongono il documento a cui dare la data certa con o senza francobollo come accadeva in passato. 

Il Garante in passato senza pretesa di indicare in modo esauriente tutti i possibili strumenti idonei ad assegnare al documento una data certa, indica alcune possibilità che appaiono utilmente utilizzabili, la prima era: ricorso alla c.d. "autoprestazione" presso uffici postali prevista dall'art. 8 del d.lg. 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene. La data certa non andava in sostanza applicata sulla busta sigillata ad esempio (che poteva in teoria contenere un documento bianco)  ma sul documento in ogni singola pagina.

Alla luce delle problematiche che ora si riscontrano nel seguire questa prassi, che ha poi ha anche un certo costo, un costo di tempo andare all'ufficio postale e attendere il proprio turno, un costo vivo di affrancatura che deve essere eseguita su due copie del contratto: una copia da consegnare al cliente, una copia da tenere in archivio presso il business center. 

Suggerimento è quindi utilizzare la PEC, posta elettonica certificata. Come sapete tutte le aziende e i professionisti debbono averne una.

Sempre il Garante in merito alla data certa, e alla posta elettonica certificata diceva: il servizio di posta elettronica fornisce al mittente la prova legale dell'invio e della consegna di documenti informatici.

La posta elettronica certificata (PEC) è la trasmissione telematica di comunicazioni con ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna e avviene ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e alle relative regole tecniche. Nei casi di invio o ricezione di messaggi verso caselle di posta elettronica tradizionale, il sistema non può eseguire tutti i passi previsti dal circuito della posta certificata e non esplica tutti i requisiti previsti dalla normativa vigente. Per tale ragione la trasmissione dei messaggi non ha gli stessi effetti legali di validità e opponibilità.

Da leggere anche un articolo del Sole 24 Ore. Approfondimento.

4 commenti:

Gianluca Mastroianni ha detto...

Voi nel vostro centro uffici come fate?

Time for Business ha detto...

A Roma è sempre stato impossibile svolgere la pratica di data certa presso l'Ufficio Postale.
Noi stiamo cercando di utilizzare la PEC, soprattutto per inviare la conferma d'ordine dopo la ricezione della "richiesta di servizi" da parte del cliente.

Gianluca Mastroianni ha detto...

Riscontrate anche voi che molte pec di società di nuova costituzione pur scritte in visura non sono correttamente configurate?

Time for Business ha detto...

Si; direi che sono più che altro inesistenti