20 ottobre 2015

Segretaria online i prezzi, parte 2

In un precedente post, abbiamo raccontato cosa è un servizio di segretaria online o segretaria virtuale, le origini del servizio, i competitor di mercato e chi magari nel mercato oggi non c'è più. 

Ringraziamo chi ha letto il post e sopratutto chi lo ha commentato, proprio da uno di questi commenti, di Ilaria Bonini titolare con la sorella Beatrice Bonini del Business Center Time for Business di via Lima a Roma, integriamo la storia del servizio di segretaria on line, con un passaggio che avevamo omesso.
Alcuni anni fa, circa un decina di business center, affiliati ad Ufficiarredati.it, hanno proposto attraverso un unico sito un servizio di segretariato telefonico con prezzi e caratteristiche uguali in diverse città italiane: segretariaonline.it

L'esperienza di associazione temporanea di impresa o business center ha progressivamente visto ridurre le adesioni, il sito è tutto ora online, probabilmente l'iniziativa è stata lanciata proprio nel momento in cui sul mercato l'avvento di nuovi competitor segnava il passo e la tendenza media dei prezzi era in discesa.
Fatta questa doverosa precisazione ed integrazione al post precedente, torniamo a parlare del servizio di segretariato. Abbiamo visto che il servizio di risposta personalizzata può essere erogato da:
- freelance che lavorano da casa
- società specializzate in servizi segretariali
- business center.
Non consideriamo nelle nostre valutazioni i call center che si caratterizzano da:
- numero elevato di operatori
- operatività e sedi spesso all'estero.

1-
Il primo passo per chi desidera attivare un servizio di segretariato è cercare i possibili fornitori e chiedere più di qualche preventivo. Strumento di ricerca è Google, in basso vedete l'immagine con i risultati di ricerca con chiave segretaria online. Nei box in rosso ci sono gli annunci a pagamento, in quelli verdi i risultati di ricerca naturali. Nei box rossi possiamo dire che è sufficiente pagare per comparire, è un sistema ad aste su parola chiave. Nei box verdi invece Google inserisce i siti pertinenti alla ricerca eseguita. I migliori risultati per acquisire nuovi clienti si ottengono da una combinazione delle due soluzioni.



Oltre Google, un altra strada è chiedere suggerimenti a chi già fruisce di un servizio di segretariato o ha avuto esperienze in passato. A quale dei tre possibili target di fornitori rivolgersi? Non c'è una risposta unica. Se ad esempio avete esigenza oltre che di un servizio segretariale anche di un servizio di domiciliazione molto probabilmente l'ipotesi freelance è da scartare, la soluzione società specilizzate, previa verifica che eroghino il servizio, è valida. Certamente i business center che erogano entrambi i servizi. 
Avete bisogno di utilizzare anche servizi di noleggio ufficio dove fruite di servizi segretariali? Il business center è l'unica soluzione per voi. Avete bisogno che sulla vostra linea telefonica risponda sempre la stessa persona o al massimo due? Le soluzioni probabilmente sono: freelance e business center. Avete bisogno di un servizio H24? Unica soluzione è rivolgersi a società specializzate di segretariato telefonico.

Eseguite la ricerca sul web, trovate i possibili fornitori, verificate che il servizio da loro erogato come descritto nel sito, faccia al caso vostro. Ogni qual volta che accedete al sito di un possibile fornitore che gestirà le vostre chiamate, i contatti, le informazioni lasciate da vostri clienti e fornitori verificate sempre che:
- almeno nell'home page del loro sito ci siano i dati aziendali: denominazione societaria, forma, sede, capitale sociale, recapito telefonico fisso
- che il sito risponde ai requisiti della cookie law
- che il sito riporta immagini fotografiche reali di sede e staff.

2 -
Procedete con la richiesta di un preventivo, che suggeriamo venga eseguita via email o form di contatto sul sito del fornitore, con invio di richiesta dettagliata ed esaustiva. E' possibile anche chiamare il fornitore, in genere sui siti trovate numerazioni fisse e numeri verdi, fortemente sconsigliato di contattare fornitori che pubblicizzano esclusivamente numerazioni mobili. Potete contattare il possibile fornitore telefonicamente per chiedere dettagli e approfondimenti dell'offerta, in questo modo potete anche ascoltare l'approcio degli operatori che potrebbero essere gli stessi che vi erogheranno il servizio segretariale. Qualche società come Segretaria24 - immagine sotto - invitano ad una prova in tempo reale, altri offrono alcuni giorni di prova gratuita del servizio.


Entrambe sono soluzioni interessanti ed utili, è importante però precisare che un ottimo rapporto operatore e cliente che ha richiesto il servizio richiede alcuni giorni se non settimane e molte chiamate in ingresso. I motivi sono diversi, in primis:
- il cliente fornisce una presentazione della sua attività, dei servizi e prodotti commercializzati, dei suoi collaboratori ma non è in grado di prevedere tutte le possibili chiamate. Quindi le prime telefonate servono alla società erogatrice del servizio di segretariato ad aumentare la "conoscenza" del proprio cliente
- chi chiama a volte potrebbe non contattare l'azienda da tempo e quindi richiedere servizi e prodotti non più venduti, domandare di collaboratori che non lavorano più nello studio. Casistiche difficili da prevedere in modo esaustivo a priori. 



Per queste ragioni il "feeling" tra l'operatore del centro servizi ed il cliente che ha richiesto il servizio di segretariato telefonico richiede un pò di tempo ed il tempo si dilata se a rispondere al telefono sono più operatrici o operatori. Questo aspetto vedremo, deve essere considerato con attenzione, se chi chiama sente sempre la stessa voce o comunque un numero ridotto di voci immagina che alla cornetta ci sia una delle centraliniste, altrimenti, qualora senta rumori di sottofondo, rumori di altre telefonate o operatori sempre diversi capisce subito che si tratta di un servizio di segretariato in outsourcing. Immaginiamo l'avvocato oppure il consulente amministrativo che richiede un servizio di segretariato telefonico, gradirebbe che a rispondere sia in genere sempre la stessa persona o comunque un numero ridotto di persone.

Ma a quali elementi porre attenzione nelle offerte ricevute? Lo vedremo presto, nel terzo ed ultimo post dedicato alla scelta di un servizio di segretariato online.
Potete scriverci commentando il post oppure chiamandoci al numero verde gratuito 800 090 130.


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