18 maggio 2016

Addio al timbro data certa alle Poste Italiane

Oggi diamo il via ai titoli di coda per il servizio data certa presso gli uffici postali.
Negli anni trascorsi abbiamo affrontato in questo blog più volte l'argomento data certa al contratto, sopratutto con riferimento ai contratti della sfera della domiciliazione: domiciliazione legale, domiciliazione professionale, unità locali. Si vedano in proposito i post datati: 24/03/2009, 4/06/2009, 20/05/2015.

Le poste hanno confermato di recente con una circolare interna (Aprile 2016), che non è più possibile rivolgrsi agli uffici postali per richiedere l'apposizione del timbro data certa al fine di usufruire della data certa su un documento. La data certa presso Poste Italiane consisteva in una procedura stabilita dall’art 8 del D.lgs 261/99 e successiva disposizione di servizio numero 93 del Settembre 2007.

La data certa prevedeva un’apposizione dell’indicazione datata e sottoscritta sulla prima pagina del documento o atto (eventualmente rilegato in modo tale da non permettere l’aggiunta e/o rimozione di pagine) per cui è richiesta la data certa, preceduta dalla dicitura “documento unico” con la presenza sempre in prima pagina della frase “si richiede l’apposizione del timbro postale per la data certa”, seguita da data e firma. Sul primo foglio, infine, veniva affrancato con un francobollo e immediatamente si procedeva all’annullamento dello stesso con l’apposizione.


In realtà già da oltre un anno molti uffici postali si rifiutavano di dare la data certa ai documenti presentati allo sportello. Per i business center si è quindi cercato da tempo una soluzione alla data certa. Cogliamo l'occasione per ricordare le alternative disponibili:
- soluzione consigliata, invio del documento a cui dare data certa da indirizzo di posta elettronica certificata ad indirizzo di posta elettronica certificata. Con conservazione email della presa in carico del documento e email della consegna dello stesso
- soluzione economica e semplice, ma non consigliata, invio di plico senza busta. Invio cioè del documento a cui dare data certa a se stessi o all'altra parte in plico chiuso a busta. Economica in quanto il costo è la sola affrancatura, non consigliata in quanto il timbro viene comunque apposto soltanto su una pagina.

Altre soluzioni possibili con carateristiche diverse:
- registrazione presso Agenzia delle Entrate attraverso versamento di imposta di registro di € 200

- ricorso al Notaio per apposizione data e firma

- servizio data certa digitale di Postel, apposizione della cosiddetta EPCM (Electronic Postal Certification Mark rilasciata da Poste Italiane secondo quanto previsto dall'Universal Postal Union) al documento informatico. Il servizio fornisce al documento una duplice garanzia: oltre a quella della certezza della sua esistenza in una data e un'ora opponibile a terzi, anche quella della sua autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo, aspetti questi assicurati dalla memorizzazione del documento nel sistema di conservazione digitale Postel accreditato dall'Agenzia per l'Italia Digitale

- marca temporale, un servizio offerto da un certificatore accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005). Il servizio di marcatura temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente, garantendone una collocazione temporale certa e legalmente valida, sia su documenti informatici sui quali è stata apposta firma digitale: in tal caso la marca temporale attesterà il preciso momento temporale in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato.



5 commenti:

ermanno ha detto...

Ringrazio Gianluca per la consueta precisione e completezza delle informazioni.

Cinzia Cresti - Very Office ha detto...

Molto bene, grazie Gianluca per queste importanti informazioni.

maria teresa Iaccarino ha detto...

Ottimo! grazie dei preziosi consigli.
MT

Projectblogger ha detto...

Utilissima info, Gianluca impeccabile come sempre. Lucia

Uffici Arredati ha detto...

Vi ringrazio. Cerchiamo di essere sempre tempestivi nel dare informazioni che ci auguriamo essere utili.