23 giugno 2017

L'ufficio virtuale? Chiariamo cos'è

Quando criticare può aiutare

Abbiamo scritto questo articolo qualche giorno fa e lo abbiamo pubblicato nel blog di ufficiotemporaneo.it dandogli visibilità nei social network.
Cosa è accaduto dopo la pubblicazione?
E' accaduto che il Direttore di una delle due testate online di cui parliamo nell'articolo senza citarle, mi ha contattato personalmente e di questo lo ringrazio molto.
Si è reso disponibile ad approfondire l'argomento con le dovute precisazioni che noi di Ufficiarredati.it riteniamo opportune. Per la verità l'articolo che potete leggere era critico verso due testate che hanno parlato del servizio di ufficio virtuale in modo secondo noi non puntuale e quella più criticata non era la testata che ha deciso di predere contatto con noi.

Ancora grazie quindi a David di Castro, Direttore di Uomo & Manager, da parte nostra prendiamo invece l'impegno per una prossima occasione a sollecitare una rettifica o un chiarimento in privato prima di parlarne nei social network.

Questo quindi l'epilogo, ripercorriamo ora cosa è accaduto.

Ufficio virtuale se ne parla correttamente?

Nelle ultime settimane abbiamo letto molti articoli online con focus sul servizio di ufficio virtuale. Perchè si torna a parlare di ufficio virtuale? I motivi sono due:

- redazionali commissionati da società che erogano il servizio a testate online per avere visibilità e link verso il proprio sito web

- la ripresa economica e la proposizione quindi di un servizio che consente di avere una certa immagine anche alla piccola srls o al titolare di partita iva spendendo poco.

Ma se si parla di ufficio virtuale sia per promuovere un fornitore del servizio che stimolare la domanda di mercato occorre spiegare bene il servizio e non indurre in confusione il potenziale cliente. L’immagine che segue è un estratto di uno di questi articoli, abbiamo sottolineato in rosso i passaggi che per noi gestori di business center sono completamente errati.


Articolo con focus su ufficio virtuale


Ma questo articolo non è l'unico a creare confusione. Anche l'articolo che segue ha degli aspetti che posso indurre il lettore ad una definizione errata del servizio di ufficio virtuale e pure non è un servizio così complesso.


Articolo con focus su ufficio virtuale


Chi eroga il servizio

Cominciamo a identificare chi in genere eroga il servizio di ufficio virtuale:
  • generalmente i business center o centri ufficio. Per chiarire cosa è un business center riprendiamo la definizione che ci fornisce Wikipedia. In Italia ce ne sono in questo momento 240 di business center, ma non tutti erogano il servizio di ufficio virtuale in quanto occorre essere strutturati ed avere personale di centralino



  • società di servizi che forniscono il servizio con operatori in sede, home workers o delocalizzati in paesi estersi con basso costo del personale
  • professioniste, figure qualificate che per un numero ridotto di clienti e per tempi di durata variabile erogano il servizio
  • coworking anche se il servizio è erogato da pochi centri di coworking ed è residuale rispetto al concetto di condivisione di spazi e di idee.

Cosa è l'ufficio virtuale

Abbiamo letto due estratti di recenti articoli che cercano di definire nel modo non corretto cosa è un ufficio virtuale, abbiamo visto chi sono i fornitori di questo servizio in Italia è giunto il momento di dire cosa è un ufficio virtuale, ma prima diciamo cosa non è e quindi rileggendo i due articoli avremo le idee più chiare.
Cosa non è un ufficio virtuale?
  • non è una scrivania condivisa
  • non è una stanza ufficio noleggiata per poche ore o per lunghi periodi
Il cosa non è sarebbe già chiaro dall'uso della parola virtuale, ma leggendo i due articoli cosi non è.
Cosa è quindi un ufficio virtuale? Un pacchetto di servizi che si compone o si può comporre di:
  • una linea telefonica assegnata in uso esclusivo al cliente. Il cliente può pubblicizzare la sua attività comunicando questo numero di telefono e su questa numerazione può anche trasferire il suo numero di cellulare. Il personale del business center o il professionista risponde per conto del cliente svolgendo un primo filtro sulle chiamate in ingresso e raccogliendo gli estremi del chiamante. Questo servizio può essere anche fornito in lingua e può, dipende dal "provider", prevedere prenotazioni di visite e appuntamenti. Società specializzate in servizi di questo tipo mettono a disposizione dei clienti anche un app per dialogare con il personale di centralino e consultare i messaggi ricevuti. Se questo servizio venisse commercializzato senza altri prodotti assumerebbe la denominazione di segretariato telefonico, segretaria virtuale o segretaria online.
  • in passato il servizio di ufficio virtuale prevedeva anche l'assegnazione di un numero di fax, servizio ormai in disuso
  • recapito e domiciliazione. Tipicamente il servizio che si aggiungere al segretariato telefonico è l'indirizzo del business center, del coworking o la sede del professionista. In alcune sedi anche con apposizione di una targa. Presso il "provider" viene quindi spedita posta, pubblicità, ma anche notifiche ed atti giudiziari che verranno gestite secondo accordi con il cliente, custodita o reinoltrata. Alcune società mettono anche a disposizione spazi in cloud dove il business center carica la scansione dei documenti ricevuti che il cliente può scaricare e consultare. L'indirizzo civico può limitarsi ad un semplice recapito anche detto domiciliazione postale, ma può anche configurarsi come sede legale di società e domiciliazione di ditte individuali
Questo è l'ufficio virtuale, nessun legame con il concetto di smart working, di coworking e di postazioni condivise di medio e lungo termine.
Vero è che il servizio si sta evolvendo seguendo le mutate esigenze di professionisti ed imprese e questo sopratutto negli Stati Uniti. L'immagine che segue è estratta da un noto sito statunitense che nel pacchetto virtual office più complete prevede delle ore di noleggio ufficio.

Virtual office negli Stati Uniti

L'ufficio virtuale si sta quindi evolvendo e presto anche in Italia si consoliderà un servizio di ufficio virtuale con alcune ore di uso ufficio, o di scrivania condivisa, lounge o meeting room, ma certamente non si parla di ufficio virtuale quando si noleggia uno spazio lavoro per tempi medi o lunghi.

La conferma ce la fornisce anche la Regus, leader mondiale nella fornitura di spazi di lavoro flessibili che nella versione inglese del proprio sito prevede un ufficio fisico cinque giorni al mese soltanto nella versione virtual office plus.

Virtual office negli Stati Uniti





Conclusioni

L'ufficio virtuale non è più solo quello dei primi anni 2000, il numero di fax ormai non lo chiede più nessuno e quasi più nessuno lo propone.
Le ore di riposta telefonica giornaliere sono cresciute, il personale è sempre più spesso multilingue, gli utenti vorrebbero una gestione delle chiamate in ingresso con software dedicati ed App anche per dialogare in real time con il provider del servizio. 

Sempre più spesso il cliente avrà necessità di punti di appoggio volanti non solo nella sede che eroga l'ufficio virtuale, ma magari in altre città del network di cui il business center o il coworking fa parte.

Questo cosa vuol dire? Che per soddisfare i cliente e agevolare la mobilità dei clienti, sempre più smart, occorre investire in tecnologia e offirere una rete di uffici sul territorio nazionale.

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